公共システムの必要機能や標準機能の一覧について

公共システムの導入や刷新を検討するとき、最初に整理しておきたいのが「公共システムには、そもそもどんな機能が必要で、標準的にどんな機能が備わっているのか」という機能の全体像です。公共システムは、住民窓口・税務・福祉・教育といった幅広い業務を支える基盤であり、しかも標準化やガバメントクラウド移行、診療報酬改定といった制度変更にあわせて機能の前提が変わり続けます。必要機能を曖昧にしたまま製品を選んだり仕様書を作ったりすると、後から「この機能が足りない」「使わない機能にお金を払っていた」という事態に陥りがちです。

本記事は、公共システムの必要機能と標準機能を、発注する側である自治体・官公庁の視点から一覧的に整理する「機能特化」の解説です。RPA・AI-OCRによる定型業務の自動化、校務・福祉などの一元管理、電子カルテ・電子処方箋の連携、予約・チャットボットといった住民接点、そして権限管理・監査ログといった非機能要件まで、それぞれが果たす役割と一次データを交えて具体的に掘り下げます。読み終えるころには、自組織の要件定義や製品比較の土台となる「機能のチェックリスト」が描けるはずです。なお、公共システム全体の進め方や費用感をまだ把握していない方は、まず公共システムの完全ガイドから読むことをおすすめします。

▼全体ガイドの記事
・公共システムの完全ガイド

定型業務を自動化する機能（RPA・AI-OCR）

公共システムの機能のなかで、職員の負担軽減にもっとも直結するのが、定型業務を自動化する機能です。RPA（業務の自動化ロボット）とAI-OCR（紙書類の文字認識）を組み合わせることで、申請書の入力や複数システムへの転記といった繰り返し作業を機械に任せられます。総務省の2023年の調査では、これらを導入した自治体の78.3%が効果を実感し、平均削減率は32.7%に達しています。まずは自動化系の機能から見ていきます。

RPAは、職員がパソコン上で行う定型操作を記録し、ロボットが代わりに実行する機能です。たとえば、申請データを基幹システムに入力する、複数のシステムに同じ情報を転記する、月次の集計表を作成するといった作業を、人手を介さず自動で処理できます。長岡市では74業務をRPA化し、年間18,603時間の削減を実現しています。これは正社員10名近い労働時間に相当する規模です。

RPAの機能を検討する際に重要なのは、最初から全業務を自動化しようとしないことです。総務省の調査では、初年度の効果は計画の65%にとどまるという結果も出ており、いきなり大規模に展開すると期待倒れになりがちです。効果の出やすい定型業務から対象を選び、稼働状況を見ながら徐々に範囲を広げていく運用が前提になります。必要機能を整理するときは、RPAそのものの性能だけでなく、対象業務をどう選び育てていくかという運用設計までを視野に入れてください。

RPAが得意とするのは、ルールが明確で繰り返しの多い業務です。逆に、例外判断や柔軟な対応が必要な業務は、無理にRPA化するとかえって運用が複雑になります。機能の適用範囲を見極めるには、自組織の業務を「定型でルール化できるもの」と「判断を要するもの」に切り分けることが第一歩です。前者をRPAに任せ、後者に職員の時間を振り向けるという役割分担を描けると、自動化機能の価値を最大化できます。機能の選定は、何ができるかだけでなく、何を任せるべきかの整理とセットで進めてください。

AI-OCRは、紙の申請書や帳票をスキャンし、記載された文字をAIが認識してデータ化する機能です。公共分野では、手書きの申告書や届出書が大量に発生するため、これを一文字ずつ職員が入力する負担が長年の課題でした。AI-OCRを使えば、手書き文字も含めて自動で読み取り、そのデータをRPAで基幹システムへ流し込めます。恵庭市では税務16業務でAI-OCRを併用し、1件あたり30秒の処理で年間1,100時間を削減しています。

AI-OCRとRPAは、組み合わせることで効果が最大化します。札幌市では、年間12万件を超える児童手当の処理を、AI-OCRとRPAの連携によって1件数分から20秒程度へ短縮しました。機能を選ぶ際は、AI-OCRの読み取り精度に加えて、読み取ったデータを後続のRPAや基幹システムへスムーズに連携できるかという、機能間の連携性を必ず確認してください。読み取りだけ速くても、後の転記が手作業のままでは効果が半減します。

自動化系の機能を検討するうえで、見落とされがちなのが運用管理機能です。RPAやAI-OCRは、一度設定すれば終わりではなく、対象業務の追加や設定の見直しを継続的に行う必要があります。そのため、ロボットの稼働状況を可視化するダッシュボード、エラー発生時に通知する仕組み、処理結果のログを残す機能といった、運用を支える機能の充実度が、長期的な効果を左右します。

運用管理機能が重要なのは、初年度の効果が計画の65%程度にとどまるという実態があるからです。立ち上げ期に設定を細かく調整し、効果を見ながら対象業務を増やしていくには、稼働状況とエラーを把握できる機能が不可欠です。機能を比較する際は、自動化そのものの性能だけでなく、それを安定して運用し続けるための管理機能まで含めて評価してください。運用を支える機能が弱いと、せっかく導入した自動化が放置され、効果が頭打ちになります。

業務データを一元管理・連携する機能

公共システムの中核となるのが、分散しがちな業務データを一元管理し、必要な業務間で連携する機能です。住民情報・税・福祉・教育といったデータが個別システムに散在していると、同じ情報を何度も入力する二重入力や、部署間照会の遅延が生じます。一元管理機能は、こうした非効率を解消し、データの整合性を保つ役割を担います。

一元管理機能の土台となるのが、住民や対象者の基本情報をまとめて管理するマスタ・台帳機能です。教育分野の統合型校務支援システムを例に取ると、学籍・成績・出欠を一つの台帳で管理することで、これまで紙の名簿や個別ファイルに何度も書き写していた情報が一度の入力で済むようになります。統合型校務支援システムの整備率は2025年3月時点で94.8%に達しており、一元管理は公共分野の標準機能として定着しています。

福祉・介護の分野でも、対象者ごとのケア記録を一元管理する機能が標準化しています。タブレットで入力したケア記録が、そのまま保険請求や報告書に連携されることで、記録・転記・保険請求の三重作業が一本化されます。機能を比較する際は、マスタの項目をどこまで自組織の業務にあわせて設定できるか、すなわち項目のカスタマイズ性を確認することが重要です。標準項目だけでは、自組織独自の管理項目を扱えず、結局は別ファイルでの二重管理に逆戻りしてしまいます。

介護ソフトの価格帯も把握しておくとよいでしょう。クラウド型の介護ソフトはカイポケが月5,000円から、まもる君クラウドが月7,800円から、トリケアトプスが1名あたり月200円（上限5,000円）といった水準で導入でき、小規模事業所でも始めやすくなっています。一元管理機能は、こうした手頃なクラウド製品でも標準的に備わっており、規模の大小を問わず導入のハードルは下がっています。機能の有無だけでなく、自組織の規模と予算に合った価格帯の製品でその機能が使えるかまで含めて確認してください。

医療分野の公共性の高いシステムでは、電子カルテと電子処方箋の連携機能が標準的に求められます。電子カルテは患者の診療情報を一元管理し、電子処方箋はその情報をもとに薬局へ処方データを送ることで、紙の処方箋のやり取りや転記を不要にします。クラウド型の電子カルテは初期費用が約10万円から数十万円、月額が1万円から数万円という水準で、オンプレミス型より導入のハードルが下がっています。

制度面でも連携機能の整備が後押しされています。令和8年度改定では、電子的診療情報連携体制整備加算が設けられ、加算1が15点、加算2が9点、加算3が4点と評価されています。電子処方箋の導入には最大194,000円の補助があり、東京や大阪などの上乗せを含めると最大29.1万円程度の支援を受けられる場合もあります。機能を選ぶ際は、こうした加算や補助の要件を満たす連携機能を備えているかを、最新の制度内容とあわせて確認してください。

住民接点を支える機能（予約・チャットボット）

公共システムの機能は、内部業務だけでなく、住民が直接触れる接点でも重要な役割を果たします。窓口予約、各種手続きのオンライン申請、AIチャットボットによる問い合わせ対応といった機能は、住民の利便性を高めると同時に、窓口や電話に集中していた職員の負荷を分散します。住民から見える機能は、システム投資の意義を住民や議会に説明する材料にもなります。

窓口予約機能は、住民が来庁前に日時を予約できる仕組みで、窓口の混雑を平準化し、待ち時間を短縮します。あわせてオンライン申請機能を整えれば、住民は来庁せずに各種手続きを完結でき、職員は受付や本人確認の手間を減らせます。これらの機能は、住民サービス向上のKPIとして「窓口待ち時間の短縮率」を設定し、効果を定量的に測れる点も特徴です。

機能を検討する際は、予約・申請のデータが内部の基幹システムへ連携されるかを確認することが重要です。住民がオンラインで入力した情報を、職員が改めて手入力していては、せっかくの自動化が片手落ちになります。予約・申請から基幹処理までを一気通貫でつなぐ設計こそが、住民と職員の双方に効果をもたらします。前述のAI-OCR・RPAと組み合わせれば、紙とオンラインの両方の入口からのデータを統一的に処理できます。

AIチャットボット機能は、住民からの定型的な問い合わせに24時間自動で応答します。ごみの分別、手続きに必要な書類、施設の開館時間といった「定型だが件数が多い」質問を受け止めることで、窓口や電話の負荷を大きく軽減できます。北九州市では観光向けのAIチャットボットを公募型プロポーザルで調達し、問い合わせ対応を自動化しています。

チャットボットの機能を比較する際は、回答精度だけでなく、運用しながら回答を改善できる仕組みがあるかを確認してください。導入直後は回答できない質問も多いため、利用ログを分析してFAQを継続的に育てていく運用が前提になります。機能としての完成度より、運用を通じて賢くしていける拡張性のほうが、長期的な住民満足度を左右します。住民接点の機能は、入れて終わりではなく、育てて使う前提で選ぶことが大切です。

住民接点の機能は、多言語対応やアクセシビリティへの配慮も検討項目になります。外国人住民や高齢者、障がいのある方など、多様な住民が使うことを前提に、やさしい日本語や音声読み上げに対応できるかは、公共サービスならではの重要な観点です。民間サービスでは後回しになりがちなこうした配慮が、公共システムでは標準的な要件として求められます。機能を選ぶ際は、効率化の効果だけでなく、すべての住民が使えるかという公平性の視点も忘れずに評価してください。

セキュリティ・権限管理を担う非機能要件

公共システムでは、目に見える業務機能と同じくらい、目に見えない非機能要件が重要です。住民の個人情報や税・福祉といった機微な情報を扱うため、権限管理・監査ログ・可用性といった非機能の機能が、システムの信頼性そのものを支えます。ここを軽視すると、便利な機能を備えていても、情報漏えいや障害で住民の信頼を一気に失いかねません。

権限管理機能は、職員ごとに「誰がどの情報にアクセスでき、どの操作を行えるか」を細かく制御する仕組みです。公共システムでは、税情報・福祉情報・住民情報といった機微なデータを、必要な担当者だけが必要な範囲で扱えるようにする必要があります。あわせて監査ログ機能で、誰がいつどのデータにアクセスしたかを記録しておくことで、不正アクセスの抑止と、万一の際の追跡を可能にします。

これらの機能を軽視した結果の失敗も実際に起きています。ある現場では、設定をベンダー任せにしたまま運用した結果、患者の個人情報が外部から閲覧できる状態になっていた事例がありました。権限管理は、機能として備わっているだけでは不十分で、自組織の業務に即して適切に設定し、定期的に見直す運用が欠かせません。製品比較の際は、権限設定の柔軟さと、設定支援・監査ログの分かりやすさまでを確認してください。

公共システムは住民の生活に直結するため、止まらないこと（可用性）と、止まったときに業務を継続できること（BCP）が機能要件として求められます。ガバメントクラウドのようなマルチベンダー環境では、どこで障害が起きたかの切り分けが難しく、複数事業者にまたがる責任分界点をあらかじめ定めておく必要があります。可用性に関わるSLA（サービス品質の保証水準）を契約で明確にすることが、安定運用の前提になります。

加えて、システムが停止した場合に備えた紙運用のBCPも、見落とされがちな重要要件です。サイバー攻撃や大規模障害でシステムが使えなくなっても、窓口業務を止めないために、紙での代替フローを明文化し、定期的に訓練しておくことが求められます。機能を選ぶ際は、システム側の冗長化やバックアップだけでなく、停止時に人手でどう回すかという運用設計までを含めて検討してください。非機能要件は、平時には目立ちませんが、有事に組織を守る最後の砦になります。

ガバメントクラウドのようなマルチベンダー環境では、複数事業者のシステムが連携して動くため、連携を支える機能と、障害時の切り分けを助ける機能が重要になります。各システム間でデータを安全に受け渡す連携機能（API連携など）に加え、どこで障害が起きたかを特定しやすくする監視機能やログ収集機能が、安定運用の前提になります。これらが弱いと、障害のたびに組織側が原因の切り分けに追われることになります。

実際、ガバメントクラウドへの接続エラーが起きるたびに、組織側が原因の切り分けを強いられるという負担が報告されています。これを軽減するには、システム側の監視・ログ機能の充実とあわせて、SLA（サービス品質の保証水準）と責任分界点を契約で明確にしておくことが欠かせません。機能の比較では、単体の性能だけでなく、他システムと連携する力と、障害時に問題を切り分けやすくする機能まで含めて評価してください。連携性は、マルチベンダー時代の公共システムにおける重要な機能要件です。

まとめ

公共システムの機能を整理すると、(1)RPA・AI-OCRによる定型業務の自動化、(2)マスタ・台帳や電子カルテ・処方箋の一元管理・連携、(3)予約・チャットボットといった住民接点、(4)権限管理・監査ログ・可用性といった非機能要件、という四つの軸に集約されます。自動化系では札幌市の20秒化や長岡市の年18,603時間削減が効果を示し、一元管理では校務整備率94.8%が普及度を、医療連携では令和8年度の加算や電子処方箋補助が制度的後押しを表しています。住民接点と非機能要件は、利便性と信頼性の両輪として欠かせません。

機能を選ぶときに大切なのは、個々の機能の有無を一覧で確認するだけでなく、機能同士がスムーズに連携するか、そして導入後に運用しながら育てていけるかという視点です。自組織の業務量と制度文脈に照らし、必要機能と「使わない機能」を仕分けることで、過剰投資も機能不足も避けられます。riplaはフルスクラッチ受託と国内開発を組み合わせ、業務から逆算した機能要件の整理と、現場に定着するシステムづくりを一貫して支援します。全体像の確認には、あらためて完全ガイドをご活用ください。

株式会社riplaでは、IT事業会社出身のプロフェッショナルが「Impact-Driven型支援」を通じて、プロダクトやシステムの納品・提供を目的とせず、お客様と同じ目線で、事業成果の達成をゴールとして、高品質なDX/開発支援をいたします。

また、弊社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。

もし、システム開発やプロダクト開発に関するご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

株式会社riplaの会社HPはこちら

・サービス概要資料のURLはこちら >>>
・お問合せページのURLはこちら >>>
・お役立ち資料のURLはこちら >>>

執筆者プロフィール

張田谷凌央

株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。IT事業会社出身のプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、「Impact-Driven型支援」を掲げ、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の実現に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。