トラック輸送や配送を担う現場では、受注は電話とFAXで受け、配車は紙の配車表とホワイトボードで組み、請求はExcelで集計するというように、業務ごとに手段がばらばらのまま運用されている会社が少なくありません。配送/運送業界のシステムとは、こうした受注から配車、運行、請求、経営管理までの一連の業務を、業界特有の規制や多重下請け構造を踏まえて支える情報システム群の総称です。
本記事では、配送/運送業界のシステムという言葉が指す範囲と特徴、業界特有の背景、システムの仕組みと業務フロー、システムを構成する主な種類と主要機能、導入目的について順に解説します。個別の配車システムや運行管理システムを検討する前に、自社の業界全体としてどこまでをシステム化すべきかを整理したい担当者の方に向けた内容です。
本テーマに関する全体ガイドは、以下の記事をご覧ください。
▼全体ガイドの記事
・配送/運送業界のシステム開発の完全ガイド
配送/運送業界のシステムとは何か？全体像とこの記事の視点
配送/運送業界のシステムは、特定の一製品を指す言葉ではありません。配車計画、運行管理、車両・乗務員管理、配送実行・追跡、請求・経営管理といった、運送事業者が日常的に行う業務のそれぞれに対応するシステム群を、業界全体の視点でまとめて呼ぶときに使われる言葉です。単体の配車アプリや運行管理ソフトを指す場合もあれば、これらを一体化した基幹システムを指す場合もあります。
業界全体のシステム群を指す言葉である点を整理します
本記事で扱う配送/運送業界のシステムは、配車・輸送に特化した実務システムや、緑ナンバー事業者の法令順守を支える運行管理システムなど、個別のシステムカテゴリーを積み上げた全体像として捉えます。個々のシステムの機能詳細よりも、なぜ運送業界にはこれだけ多くのシステム領域が存在するのか、どの領域から着手すべきかという経営的な視点を優先して解説します。
そのため、日々の配車オペレーションの効率化そのものを目的とする配車システムや、点呼・アルコールチェックなど法令対応に特化した運行管理システムの詳細機能は、それぞれ専用のテーマとして別に整理されるべき内容です。本記事では、それらのシステムが運送事業者の経営全体の中でどのように位置づけられるかという俯瞰の視点を中心に扱います。
荷主・元請け・下請けが関わる多層構造を前提にしています
運送業界の特徴は、荷主から仕事を受けた元請け運送会社が、実際の輸送を協力会社である下請け・孫請けに委託する多重下請け構造が広く存在する点にあります。同じ荷物一つを取っても、受注する会社と実際にトラックを走らせる会社が異なる場面が珍しくありません。配送/運送業界のシステムは、こうした関係者の多さと、会社をまたいだ情報の受け渡しを前提に設計される必要があります。
荷主は配送状況の可視化を求め、元請けは下請けを含めた運行実態の把握を求められ、下請けは自社の乗務員や車両の管理に追われるというように、立場によって必要な情報も異なります。単一の部署だけで完結する業務システムとは異なり、社外の複数事業者との情報連携まで視野に入れて考える必要がある点が、この業界のシステムを検討するうえでの出発点になります。
システム化が求められる業界特有の背景
運送業界でシステム化が急がれる背景には、他業界に比べて特有の事情があります。制度対応と人材確保の両面から、これまで人手と経験に頼ってきた業務を仕組み化する必要性が高まっています。
2024年問題による時間外労働の上限規制とドライバー不足
トラックドライバーの時間外労働には年960時間の上限規制が適用されており、これまで長時間労働を前提に成立していた輸送体制の見直しが避けられなくなっています。拘束時間や休息期間を守りながら必要な輸送量を確保するには、乗務員一人ひとりの労働時間を正確に把握し、配車の段階から法令の範囲内に収まるように計画する仕組みが欠かせません。手作業での勤怠集計では、違反の兆候に気づくのが給与計算の締め日になってからということも起こりえます。
加えて、ドライバーの高齢化と採用難が重なり、限られた人員でどれだけ効率よく輸送を回せるかが経営課題になっています。属人的な配車のノウハウをベテラン一人に依存したままでは、その担当者が休んだ日に配車が回らないというリスクも抱え続けることになります。システムによって業務の一部を標準化し、経験の浅い担当者でも一定水準の配車や労務管理ができる状態をつくることが、人材不足への現実的な対応策の一つになっています。
燃料費・多重下請け構造・荷待ち時間という業界特有のコスト構造
燃料費の変動は運送会社の収支を直接左右します。運賃交渉の場面では、燃料費の動きや実際の走行距離、待機時間を裏づけるデータがなければ、荷主に対して根拠のある説明がしにくくなります。感覚的な収支管理のままでは、荷物一件ごとの採算が見えず、利益の出ていない取引を続けてしまうことにもつながります。
また、多重下請け構造のもとでは、元請けが実際にどの会社のどの車両が荷物を運んでいるかを把握しきれず、荷待ち・荷役にかかる時間が乗務員の拘束時間を圧迫していても、その実態が可視化されないまま放置されがちです。荷主・元請け・下請けの間で運行実績や待機時間のデータを共有できる仕組みがなければ、コスト構造の是正も労働環境の改善も、個々の会社の努力だけでは限界があります。
システムの仕組みと業務全体の流れ
配送/運送業界のシステムは、受注から経営管理までの情報を一本の流れとしてつなぐことで力を発揮します。工程ごとに別々のシステムやExcelで管理していると、同じ情報を何度も転記する手間と、転記ミスによる齟齬が発生しやすくなります。
受注・配車計画から運行・配送実行までのデータの流れ
荷主からの依頼を受注として登録すると、その内容をもとに配車計画が組まれ、どの車両にどのドライバーを割り当てるかが決まります。配車内容は運行指示として現場に渡り、乗務員はデジタコやスマートフォンアプリを通じて出発・到着・荷役の記録を残します。前工程の受注情報が後工程にそのまま引き継がれる状態をつくれれば、配車担当者が依頼内容を聞き直したり、乗務員が同じ情報を紙に書き写したりする手間を減らせます。
反対に、受注は電話・配車は紙・運行実績はデジタコの単体データという状態では、後から特定の荷物の状況を確認しようとしても、複数の記録を突き合わせる作業が発生します。荷主から急な問い合わせがあったときに即答できるかどうかは、この一連の流れがどこまでつながっているかに左右されます。
検収・請求・経営管理までをつなぐ仕組み
運行が完了すると、その実績をもとに運賃計算と請求書の作成が行われます。運行実績のデータがそのまま請求根拠になっていれば、金額の確認や荷主への説明もしやすくなります。さらに、月次・年次の実績を積み上げれば、車両ごと・路線ごとの収支や、乗務員ごとの労働時間の傾向を経営指標として確認できるようになります。
ここで重要なのは、現場の運行データを経営判断に使える形に集計する仕組みがあるかどうかです。日々の日報が紙のまま蓄積されているだけでは、経営者が全体の傾向をつかむには時間がかかります。配送/運送業界のシステムは、現場の記録を経営管理まで橋渡しする役割を担う点に、他業界の一般的な業務システムとの違いがあります。
業界を構成する主要システムの種類
配送/運送業界のシステムは、単一の製品ではなく、目的の異なる複数のシステムカテゴリーの組み合わせで成り立っています。自社の課題がどの領域にあるかを見極めることが、システム選定の第一歩になります。
配車・輸送計画系と運行管理系(法令順守)
配車・輸送計画系のシステムは、荷主からの依頼を車両とドライバーに割り当て、配送ルートや積載を計画することに主眼を置きます。一方、運行管理系のシステムは、点呼記録、アルコールチェック、デジタコによる運行記録、拘束時間の管理など、貨物自動車運送事業法に基づく法令順守を支えることが中心です。どちらも配車という言葉が使われる場面がありますが、狙いが業務効率化なのか法令対応なのかで、確認すべき機能が変わってきます。
配送追跡・可視化系と請求・経営管理系
配送追跡・可視化系のシステムは、GPSなどを用いて車両の現在地や到着見込みを荷主やエンドユーザーに共有することを目的とします。荷主からの「今どこにあるか」という問い合わせを減らし、信頼関係の構築につながります。請求・経営管理系のシステムは、運行実績に基づく運賃計算、請求書発行、車検・整備管理、給与計算との連携などを担い、日々の業務を経営数値として積み上げる役割を果たします。自社にとって最も負荷が大きい業務がどこかを見極めたうえで、優先して導入するシステムの種類を決めることが現実的な進め方です。
配送/運送業界のシステムの主要機能
製品ごとに搭載機能の範囲は異なりますが、業界全体で共通して求められる機能は、大きく配車・法令対応、動態管理・情報共有、請求・資産管理の3つに整理できます。
配車計画・ルート編成とデジタコ・点呼などの法令機能
配車計画機能では、荷物のサイズや納品時間の指定、ドライバーの拘束時間・休息期間を踏まえて、無理のない配車表を組めるかどうかが確認ポイントになります。あわせて、デジタルタコグラフによる運行記録、IT点呼やアルコールチェックの記録、拘束時間の超過を知らせるアラートなど、法令順守に関わる機能が搭載されているかも重要です。これらは単なる便利機能ではなく、監査や行政処分のリスクに直結する領域だという前提で確認する必要があります。
動態管理・荷主向け進捗共有と請求・車両管理機能
動態管理機能は、車両の現在地や進捗を地図上で確認できるようにし、荷主向けにも一部の情報を共有できる製品があります。請求・経営管理の面では、運行実績にもとづく運賃自動計算、請求書・支払明細書の発行、車検や任意保険の更新時期の管理、燃費や収支の分析といった機能が中心になります。これらの機能がどこまで自動化されているかによって、経理・総務担当者の月次業務の負担は大きく変わります。
導入目的と得られる経営効果
配送/運送業界のシステムを導入する目的は、単なる業務効率化にとどまりません。法令順守の体制づくり、収益構造の見直し、荷主との信頼関係の維持という、経営に直結する3つの側面から効果が期待できます。
属人化解消と拘束時間管理による法令順守・ドライバー確保
配車のノウハウが特定の担当者に集中している状態を解消できれば、担当者の急な休みや退職があっても業務を止めずに済みます。拘束時間や休息期間をシステム上で自動的にチェックできれば、違反の兆候を早期に把握し、乗務員の働き方そのものを改善する材料にもなります。労働環境が整っている会社だという評判は、採用難が続く業界において、ドライバーに選ばれる会社になるための土台にもなります。
収支の可視化と荷主からの信頼獲得
運行実績と請求データがつながっていれば、路線ごと・荷主ごとの採算を数値で把握でき、燃料費が変動した際にも根拠のある運賃交渉がしやすくなります。感覚に頼っていた収支管理を数値に置き換えることは、限られた車両と人員でどの取引を優先すべきかという経営判断の質を高めます。
また、配送状況を荷主にリアルタイムで共有できる体制は、荷主からの信頼獲得にも直結します。多重下請け構造の中でも、元請けが下請けを含めた運行状況を把握し、必要に応じて荷主へ説明できる体制を持つことは、取引継続の判断材料としても重視されるようになっています。具体的な選定の進め方は配送/運送業界のシステムの選定ポイント・選び方・種類で解説しています。
配送/運送業界のシステム導入前に確認しておきたいポイント
どのシステムから着手すべきかは、車両数や拠点数、下請け構造の有無によって変わります。導入前に自社の状況を整理しておくことで、不要な機能への投資や、逆に必要な機能の見落としを防げます。
業界全体をカバーするシステムか、機能特化型かを見極めます
自社の課題が配車の属人化なのか、法令順守の証跡不足なのか、経理業務の負担なのかによって、必要なシステムの範囲は変わります。すべてを一度に一体型のシステムへ置き換えようとすると、選定に時間がかかり、現場の理解も追いつきません。最も負荷の大きい業務領域から機能特化型のシステムを導入し、運用が定着してから範囲を広げる進め方も現実的な選択肢です。
拠点数・車両数・下請け構造の複雑さで検討範囲が変わります
単一拠点・少数車両であれば、配車と請求を中心としたシンプルな仕組みで十分な場合もあります。一方、複数拠点にまたがる運行や、下請けを含めた多層的な体制がある場合は、拠点間・会社間で情報を共有できる仕組みが前提になります。将来の拠点拡大や車両増加を見込んでいるなら、その規模でも運用できるかを導入前に確認しておく必要があります。
既存の会計・基幹システムとの連携範囲を先に整理します
運送業界のシステムは、給与計算や会計ソフトなど既存の基幹システムと連携して初めて効果を発揮する場面が多くあります。請求データを会計ソフトへ手入力し直しているようでは、システム化のメリットが半減してしまいます。導入検討の初期段階で、どのデータをどのシステムから引き継ぎ、どこまで自動連携させたいかを整理しておくと、後工程の要件定義や見積もり比較がスムーズになります。
まとめ
配送/運送業界のシステムは、配車・輸送計画、運行管理(法令順守)、配送追跡・可視化、請求・経営管理という複数のシステム領域が組み合わさって成り立つ、業界全体の情報基盤です。2024年問題による時間外労働の上限規制、ドライバー不足、多重下請け構造、燃料費変動といった業界特有の背景が、これらのシステムを必要とする理由になっています。
業界特有の構造を踏まえたシステム選定が重要です
荷主・元請け・下請けという多層構造や、法令順守が経営リスクに直結する業界特性を踏まえずにシステムを選ぶと、現場の実態に合わない機能ばかりが並ぶ結果になりかねません。自社が抱える課題が配車の属人化なのか、法令対応の証跡不足なのか、収支の不透明さなのかを整理したうえで、どの領域のシステムから着手するかを判断することが大切です。
現状の業務フローを可視化することから始めます
まずは、受注から請求までの現在の流れを書き出し、どこで情報が途切れ、誰にどの業務が集中しているかを整理してください。既製のパッケージやクラウドサービスで標準化できる業務がある一方、自社独自の多重下請け構造や取引先ごとの帳票フォーマットに合わせる必要がある場合は、個別開発やハイブリッド構成も選択肢になります。riplaはフルスクラッチ開発の立場から、既製品では吸収しきれない業界特有の業務要件の整理や、既存の会計・基幹システムとの連携を含む構築を支援しています。
▼全体ガイドの記事
・配送/運送業界のシステム開発の完全ガイド
株式会社riplaでは、IT事業会社出身のプロフェッショナルが「Impact-Driven型支援」を通じて、プロダクトやシステムの納品・提供を目的とせず、お客様と同じ目線で、事業成果の達成をゴールとして、高品質なDX/開発支援をいたします。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。IT事業会社出身のプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、「Impact-Driven型支援」を掲げ、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の実現に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。