CLM（契約ライフサイクルマネジメント）の導入は、コスト削減やリードタイム短縮といった成果が期待できる一方で、進め方を誤ると「高い費用をかけたのに現場で使われない」「想定外のコストがかさんだ」という失敗に陥ります。一次データでは、電子契約・契約管理システムの導入企業の約8割が何らかの課題を抱えており（ContractS 2023年10月調査）、導入そのものより「導入後にどう使われるか」でつまずく企業が多いことが分かっています。失敗の型を事前に知っておくことが、何よりの予防策になります。
本記事は、CLM・契約ライフサイクルマネジメント開発／導入の失敗・課題・注意点・リスクを、発注企業の視点から整理する「失敗・リスク特化」の記事です。情報を一元管理できない・システム間で業務が分断するという最多の課題、取引先の同意が得られず紙と電子が混在するリスク、想定外の従量課金で費用が膨らむリスク、紙データが未処理のまま放置されるリスク、そして現場で使われず形骸化するリスクまで、一次データの数値を交えて掘り下げ、それぞれの回避策を示します。読み終えるころには、自社が避けるべき落とし穴が明確になるはずです。なお、全体像をまだ把握していない方は、まずCLM・契約ライフサイクルマネジメントの完全ガイドから読むことをおすすめします。
▼全体ガイドの記事
・CLM・契約ライフサイクルマネジメントの完全ガイド
情報が一元管理できず業務が分断するリスク
CLM導入後にもっとも多く報告される課題が、「情報の一元管理ができない」「システム間で業務が分割され非効率になる」というものです。一次データでは、導入後の課題として「情報を一元管理できない」が39.5%で最多、「システム間で業務分割され非効率」が38%と続きます。電子契約を入れたのに、契約情報が点在し、業務がかえって分断されるという皮肉な事態が、現実に多発しているのです。
契約情報が点在し検索できなくなる失敗
この失敗が起きる典型が、電子契約の締結ツールだけを導入し、締結後の保管・検索・管理を設計しなかったケースです。電子で締結はできるようになったものの、締結した契約データはツールの中に溜まる一方で、過去の紙契約や他部門の契約とは別管理のまま。結果として、「あの取引先との契約はどこにあるのか」を探すのに、紙のキャビネット、電子契約ツール、共有フォルダを横断して探す羽目になります。これでは導入前より検索性が悪化しかねません。
回避策は、導入の目的を「締結の電子化」ではなく「契約ライフサイクル全体の一元管理」に据えることです。締結後の契約をメタデータ付きで一カ所に集約し、全文検索・更新期限アラートまで含めて設計します。締結だけを切り取って導入すると、ライフサイクルの後半が宙に浮きます。CLMは「契約の一生を貫く管理基盤」だという本質を見失わないことが、この最多の失敗を避ける第一歩です。
一元管理が崩れるもう一つの原因が、メタデータの付与をおろそかにすることです。契約をただファイルとして保存するだけでは、後から条件で検索できません。契約日・当事者・金額・契約類型・更新期限といった属性を登録時に必ず付ける運用を徹底しないと、せっかく集約しても「探せない」状態になります。登録の手間を惜しんでメタデータを省くと、一元管理は名ばかりになります。導入時に、どの属性を必須項目とするかを決め、入力を運用ルールで担保することが、検索性を保つ前提条件です。
システムの継ぎ接ぎで業務が分断する失敗
もう一つの典型が、電子契約・文書管理・稟議・会計を別々のツールで導入し、それらが連携せず業務が継ぎ接ぎになる失敗です。稟議は稟議システム、締結は電子契約サービス、保管は別の文書管理、という具合に道具が分断していると、担当者は同じ情報を各システムに重複入力することになり、かえって工数が増えます。「システム間で業務分割され非効率（38%）」という課題は、まさにこの継ぎ接ぎから生まれます。
回避策は、要件定義の段階で「契約・稟議・文書・帳票を貫く業務フロー」を一気通貫で描き、システム間の連携をあらかじめ設計することです。すべてを一つのシステムに統合できない場合でも、APIやデータ連携で情報が自動で流れるようにしておけば、重複入力と分断を防げます。riplaはフルスクラッチ受託と業務伴走の立場から、個々のツールではなく業務フロー全体を起点に設計し、分断を生まない構成を重視しています。
業務分断の失敗は、部門ごとに独自にツールを導入してしまう「サイロ化」からも生じます。法務は法務の、営業は営業の、経理は経理のツールを別々に選ぶと、契約情報が各部門に閉じてしまい、全社で一元的に把握できなくなります。これを防ぐには、契約管理の方針を全社で統一し、どの部門も同じ基盤に契約情報を集約する運用ルールを定めることが必要です。ツール選定を現場任せにせず、業務横断の視点で旗を振る推進体制があるかどうかが、分断を防げるかどうかの分かれ目になります。
取引先同意・想定外コストのリスク
CLM・電子契約には、自社の努力だけでは完結しない外部要因のリスクと、コスト面のリスクがあります。前者の代表が取引先の同意問題、後者の代表が想定外の従量課金です。どちらも事前に見通しておかないと、導入後に「思ったように電子化が進まない」「予算を超えた」という事態を招きます。
取引先の同意が得られず紙と電子が混在する失敗
電子契約は、相手方が応じてくれて初めて成立します。取引先が「うちは紙でしか契約しない」と固執すると、その取引だけ紙で対応せざるを得ず、紙と電子が混在します。混在すると、契約情報が二カ所に分かれ、一元管理という当初の目的が崩れます。とくに昔ながらの商習慣を持つ取引先や、社内の電子契約規程が整っていない相手では、同意を得るのに時間がかかります。電子化率が想定より上がらず、コスト削減効果も限定的になるリスクです。
回避策は二つあります。一つは、相手方の負担が小さい立会人型を標準に据え、相手はメールで同意ボタンを押すだけで済む状態にして、心理的・手続き的なハードルを下げること。もう一つは、紙で締結した契約も必ずスキャンしてCLMに取り込み、紙・電子を問わず一カ所で管理する運用ルールを徹底することです。電子化できない契約（定期借地・任意後見など書面義務のあるもの）が一定数残ることを前提に、「混在しても一元管理は維持する」設計にしておくことが、現実的なリスク回避になります。
取引先への働きかけも、電子化率を上げる現実的な手段です。電子契約は相手方にも、印紙税や郵送の手間がなくなるというメリットがあります。導入の案内時に、相手方にとっての利点と、操作の簡単さを丁寧に説明すれば、同意を得やすくなります。多くの記事では取引先の同意問題が「丁寧に説明する」止まりで終わりがちですが、実務では、説明資料の整備や、最初は重要度の低い契約から電子化を打診するといった段取りが効きます。相手方を巻き込む工夫まで設計しておくことが、混在による一元管理の崩壊を防ぐ鍵です。
想定外の従量課金で費用が膨らむ失敗
コスト面で多いのが、送信料の従量課金が想定を超えて膨らむ失敗です。立会人型の送信料は1件50〜300円ですが、契約件数が増えると月額が大きく変動します。固定費の安い送信課金型プランを選んだものの、実際の契約件数が多く、件数別の実質コストで見ると固定費型より割高になっていた、というケースは珍しくありません。さらに、AI契約レビューやAI-OCRが月額数万円規模の追加オプションとなり、当初予算を圧迫することもあります。
回避策は、契約前に自社の月間契約件数を正確に見積もり、件数別の実質コストで複数プランを比較することです。一次データの件数別コスト（月5件・50件・200件での各製品の実質額）を参照し、損益分岐点を計算すれば、「月◯件を超えたら固定費型が得」という判断ができます。あわせて、AI機能が標準かオプションかを契約前に確認し、本当に必要かを費用対効果で見極めます。コストのリスクは、事前のシミュレーションでほぼ防げる種類のものです。
当事者型を採用する場合は、相手方に電子証明書の発行費（1万円前後）が発生する点も、見落とすとトラブルになります。自社のコストだけを見て当事者型を選ぶと、相手方が費用負担を嫌って締結に応じてくれず、契約が進まないという事態に陥ります。署名方式を決める際は、自社のコストと相手方のコストの両方を視野に入れ、日常的な取引は相手方の負担が小さい立会人型を基本に据えるのが無難です。コストのリスクは、自社内だけでなく取引先側の負担まで含めて見積もることで、より確実に回避できます。
紙データ放置と現場形骸化のリスク
導入の成否を最終的に分けるのが、紙データの移行をやり切れるかと、現場に使われ続けるか（定着するか）です。一次データでは「導入前の紙データが未処理」が課題の33.6%を占めており、移行のつまずきが根深いことが分かります。そしてどれだけ高機能でも、現場が使わなければシステムは形骸化します。この二つが、もっとも避けたい失敗です。
過去の紙契約が未処理のまま放置される失敗
新規契約だけを電子化し、過去の膨大な紙契約を移行しないまま放置すると、一元管理は永遠に完成しません。新規は電子、過去は紙、という二重管理が続き、「重要な契約の更新期限を、紙のまま見落とす」というリスクが残り続けます。移行を後回しにすると、いつまでも着手されず、未処理の紙データが33.6%の企業のように課題として居座ります。
回避策は、移行に優先順位を付け、現実的な計画で着実に進めることです。すべてを一度にデータ化しようとせず、自動更新条項のある契約、解約期限が近い契約、金額の大きい重要契約から優先してメタデータ付きで登録します。重要度の低い失効契約は後回しにするか、必要時にスキャンする方針にします。AI-OCRを活用すればメタデータの読み取りを効率化できます。「完璧な全件移行」を目指すと頓挫するため、「重要契約から段階的に」が移行を完遂させる鉄則です。
移行を計画する際は、誰が・いつまでに・どの範囲を移行するかの責任と期限を明確にすることも欠かせません。移行は通常業務の片手間で進めると、優先度が下がって永遠に着手されません。専任の担当を置くか、移行のマイルストーンをプロジェクト計画に組み込み、進捗を管理します。未処理の紙データが33.6%の企業で課題として残り続けているのは、まさにこの「やり切る体制」の不在が一因です。移行を計画的に完遂する段取りこそが、一元管理を絵に描いた餅で終わらせない決め手になります。
現場で使われず形骸化する失敗とチェンジマネジメント
もっとも痛ましい失敗が、高い費用をかけて導入したのに、現場が従来のやり方に戻ってしまい、システムが形骸化することです。権限設定や承認ルートが現場の実態に合っていない、操作が複雑で使いにくい、社内マニュアルや教育が不十分、といった理由で、現場は「結局メールと紙の方が早い」と元の運用に戻ります。すると、契約情報の一部だけがシステムに入り、残りは従来通り、という中途半端な状態になり、一元管理は崩壊します。これは技術ではなく、社内への浸透（チェンジマネジメント）の失敗です。
回避策は、導入をシステムの稼働で終わらせず、社内定着までを設計に含めることです。具体的には、現場の実態に合わせて権限と承認ルートを再設計し、使い方の社内マニュアルを整備し、一部門・一契約類型からスモールスタートして成功体験を積み、段階的に全社へ広げます。「現場が楽になった」という実感を先に作ることが、形骸化を防ぐ最大の鍵です。riplaはフルスクラッチ受託と業務伴走の立場から、契約・文書・稟議を貫く業務フロー再設計と、現場に定着させるチェンジマネジメントの伴走を一貫して重視しています。
ベンダー選定と法令・セキュリティのリスク
運用面の失敗に加え、導入前のベンダー選定や、法令・セキュリティの見落としによるリスクも軽視できません。これらは一度つまずくと取り返しがつきにくく、契約という法的・機密性の高い領域だけに被害も大きくなります。導入を成功させるには、これらの構造的なリスクも事前に潰しておく必要があります。
ベンダー選定と要件の丸投げによる失敗
失敗の上流にあるのが、要件を固めないままベンダーに丸投げするケースです。自社の承認フローや契約類型を整理せず、「いい感じに作ってほしい」と委ねると、現場の実態と噛み合わないシステムができあがります。とくに、コンペでは経験豊富な担当者が出てきたのに、実際の構築は別の体制で行われ、リリース後に不具合が頻発する、という体制ギャップの問題も起こりがちです。契約という重要業務だけに、こうした選定ミスの代償は大きくなります。
回避策は、自社の業務要件をある程度整理したうえでベンダーを選び、RFPで実際の開発体制（誰がPMで、誰が実装するか）の提示を求めることです。プレゼンの上手さではなく、自社の契約業務への理解度と、要件を一緒に詰めてくれる伴走姿勢で選びます。パッケージ製品を選ぶ場合も、自社の承認ルートや契約類型が標準機能で本当に回るかを、契約前にデモやトライアルで検証します。要件を主体的に整理する姿勢が、丸投げによる失敗を防ぐ最大の防御です。
法令対応漏れ・権限放置によるリスク
法令面のリスクとして、電子帳簿保存法の検索要件や改ざん防止措置を満たさないまま運用し、税務調査で指摘を受けるケースがあります。また、書面交付が義務付けられた契約類型（定期借地・任意後見など）を誤って電子で締結してしまうと、契約自体の有効性に疑義が生じます。電子化できる契約とできない契約を切り分けず、一律に電子化しようとすると、こうした法令対応漏れのリスクが高まります。導入時に、自社の契約類型ごとの電子化可否と法令要件を整理しておくことが欠かせません。
セキュリティ面では、権限設定を放置するリスクが見過ごされがちです。導入時に設定した閲覧・編集権限を、人事異動や組織変更のたびに見直さないと、退職者や異動者が機密契約にアクセスできる状態が残ります。また、各部門が勝手に別のツールで契約を管理し始めるシャドーITが横行すると、せっかくのCLMが形骸化し、情報が分散します。回避策は、権限の定期棚卸しを運用ルールに組み込み、契約管理の窓口をCLMに一本化することです。riplaはフルスクラッチ受託と業務伴走の立場から、法令対応・権限管理・シャドーIT防止を含めた、安全に使い続けられる運用設計までを支援します。失敗を避ける鍵は、導入時の設計と、導入後の継続的な見直しの両輪にあります。
まとめ
CLM・契約ライフサイクルマネジメント導入の失敗は、五つの型に集約されます。情報を一元管理できない（39.5%）、システム間で業務が分断する（38%）、取引先の同意が得られず紙と電子が混在する、想定外の従量課金で費用が膨らむ、紙データが未処理のまま放置される（33.6%）、そして現場で使われず形骸化する、です。いずれも、約8割の導入企業が何らかの課題を抱えるという一次データが示す通り、決して他人事ではありません。
これらの失敗は、いずれも事前の設計で回避できます。導入目的を「締結の電子化」ではなく「契約ライフサイクル全体の一元管理」に据え、業務フローを一気通貫で設計し、件数別コストで損益分岐を見極め、移行は重要契約から段階的に進め、現場定着までをチェンジマネジメントとして伴走する。これらを押さえれば、CLMは失敗ではなく成果を生みます。riplaはフルスクラッチ受託と業務伴走を組み合わせ、契約・文書・稟議を貫く業務再設計と社内定着までを一貫して支援します。全体像の確認には、あらためて完全ガイドをご活用ください。
株式会社riplaでは、IT事業会社出身のプロフェッショナルが「Impact-Driven型支援」を通じて、プロダクトやシステムの納品・提供を目的とせず、お客様と同じ目線で、事業成果の達成をゴールとして、高品質なDX/開発支援をいたします。
また、弊社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。
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株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。IT事業会社出身のプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、「Impact-Driven型支援」を掲げ、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の実現に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。