システムリニューアルで見直すべき機能・対象範囲の一覧について

システムリニューアルを検討する際、多くの企業がまず悩むのが「どの機能を見直し、どこまでを刷新の対象範囲に含めるべきか」という線引きです。すべてを作り直そうとすれば費用も期間も膨らみ、逆に表面だけを変えても体験は改善しません。長く使ってきたシステムには、改善すべき機能と、そのまま活かすべき機能が混在しているのが実情です。

本記事では、システムリニューアルで見直すべき機能と対象範囲を、UI・UXの刷新を軸に一覧で整理して解説します。画面・操作性、外部システムとの連携、データ活用、認証・セキュリティといった観点ごとに、どこに着目して刷新の範囲を決めるべきかを具体的に示します。なお、リニューアルの進め方や費用相場まで含めた全体像を把握したい方は、あわせてシステムリニューアルの完全ガイドもご覧ください。それでは見直すべき機能を順に見ていきましょう。

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リニューアルで見直すべき対象範囲の全体像

システムリニューアルの対象範囲は、大きく「利用者が直接触れる領域」と「その裏側を支える領域」に分けて考えると整理しやすくなります。利用者が触れる領域とは画面のデザインや操作の流れであり、裏側の領域とは他システムとの連携やデータの持ち方、認証の仕組みなどです。リニューアルの主目的が体験の向上である以上、優先すべきは前者ですが、後者を放置すると新しい体験を支えきれないため、両者のバランスを取った範囲設定が欠かせません。

本章では、刷新する機能の優先順位をどう判断するかという基本的な考え方を示します。これを押さえておくことで、続く各章で取り上げる個別の機能領域について、自社にとって本当に見直すべきかどうかを的確に判断できるようになります。

リニューアルの対象範囲を決める第一歩は、既存システムの機能を「活かすもの」と「作り直すもの」に切り分けることです。現場が問題なく使えていて業務要件も満たしている機能は、無理に作り直す必要はありません。一方、操作に熟練を要する、画面が分かりにくい、使われていない機能が画面を煩雑にしているといった体験上の問題を抱える機能は、刷新の優先対象です。この切り分けを丁寧に行うことで、費用と期間を抑えながら効果の大きい刷新に集中できます。

切り分けの判断材料としては、利用者へのヒアリングに加え、各機能の利用頻度や操作にかかる時間を示す操作ログが有効です。よく使われるのに操作が煩雑な機能こそ、刷新の費用対効果が最も高い領域となります。逆に、ほとんど使われていない機能は、刷新ではなく統合や廃止を検討することで、画面全体の分かりやすさを高められます。

見直すべき機能に優先順位をつける基準は、その機能が利用者の体験にどれだけ影響するかです。たとえばログイン後に最初に表示されるトップ画面や、毎日繰り返し使う入力フォームは、体験への影響度が極めて高く、最優先で刷新すべき領域です。一方、年に数回しか使わない設定画面は、影響度が低いため後回しにできます。すべてを同時に刷新しようとせず、影響度の高い機能から段階的に取り組むことが、限られた予算で最大の効果を生む進め方です。

影響度の高い機能を見極めるには、利用者が一日のうちどの画面に最も長く滞在し、どの操作に最もストレスを感じているかを把握することが有効です。この優先順位づけを明確にしておけば、リニューアルの範囲が無秩序に広がるのを防ぎ、関係者の合意も取りやすくなります。

画面・操作性に関わる機能の見直し

システムリニューアルの中核を担うのが、画面と操作性に関わる機能の見直しです。これは利用者が日々直接触れる領域であり、リニューアルの主目的である体験向上に最も直結します。ここでは、デバイス対応と画面表示の速度、そして入力フォームと画面導線という、操作性を大きく左右する2つの領域を取り上げます。

古いシステムはパソコンでの利用を前提に設計されていることが多く、スマートフォンやタブレットでの操作が想定されていません。しかし、外出先や現場での利用が増えた今、マルチデバイス対応はリニューアルで真っ先に見直すべき機能です。画面サイズに応じてレイアウトが自動的に最適化されるよう作り直すことで、利用シーンが大きく広がります。あわせて、表示速度の改善も体験を左右する重要な要素です。Googleの調査では、ページの表示が1秒から3秒に遅くなると直帰率が32%増加するとされており、わずかな遅延が離脱に直結します。

自社のシステムを見直す際は、まず現状がどのデバイスからどれだけ使われているかを把握し、モバイル利用の比率が高い場合はマルチデバイス対応を最優先に据えることをお勧めします。表示速度については、画像の最適化や不要な処理の削減といった改善を、画面刷新と同時に行うことで、見た目だけでなく体感品質まで含めた刷新が実現します。

入力フォームと画面の導線は、操作性に最も直接的に影響する機能です。古いシステムでは、必要な項目が一画面に詰め込まれていたり、一つの作業を完了するために何度も画面を行き来したりする設計が残っていることがあります。リニューアルでは、業務の流れに沿って入力項目を並べ替え、不要な項目を削り、よく使う機能をすぐ呼び出せる位置に配置するといった再設計を行います。入力途中の自動保存や、エラー箇所を分かりやすく示す仕組みを加えることも、ストレスの軽減に効果的です。

この領域を見直す際は、実際の利用者がどの順序で作業を進めているかを観察し、システムの画面遷移が業務の流れと一致しているかを確認することが重要です。システムの都合で分断されていた作業を一連の流れに統合できれば、操作にかかる時間と教育コストの両方を削減できます。導線の再設計は、見た目の刷新以上に現場の生産性を高める、リニューアルの要となる機能です。

外部連携・データ活用に関わる機能の見直し

利用者が触れる画面の裏側で、システムは他のシステムと連携し、データをやり取りしながら動いています。リニューアルでは、この外部連携とデータ活用に関わる機能も、新しい体験を支えられるかという観点で見直す必要があります。ここでは、外部システムとの連携範囲の再定義と、蓄積データを活かす仕組みの2つを取り上げます。

多くのシステムは、基幹システムや在庫管理、顧客管理、決済といった外部の仕組みと連携して動いています。リニューアルで画面や機能を刷新する際は、これらの連携範囲を改めて定義し直すことが欠かせません。古い連携方式が新しい体験の足かせになっていないか、連携が手作業や定期バッチに頼って情報の鮮度が落ちていないかを点検します。たとえば、在庫情報をリアルタイムに表示できるよう連携方式を見直すだけで、利用者が得られる情報の正確さは大きく向上します。

この領域を見直す際の注意点は、連携先のシステム側の制約を事前に確認することです。リニューアルしたいシステム単体で完結する話ではないため、連携先の仕様や改修可能範囲を早い段階で把握しておかないと、後工程で大きな手戻りが生じます。自社では、どのシステムとどんなデータをやり取りしているかを連携マップとして整理し、刷新によって影響を受ける範囲を可視化しておくことをお勧めします。

長年運用してきたシステムには、膨大なデータが蓄積されています。しかし、古いシステムでは検索性が低く、必要な情報にたどり着くのに手間がかかることが少なくありません。リニューアルでは、この蓄積データを活かす検索・表示機能の見直しも重要な対象範囲です。条件を組み合わせた絞り込み検索や、利用者ごとによく使う条件の保存、結果を見やすく整理する一覧表示などを加えることで、同じデータでも使い勝手が大きく変わります。

さらに、データを単に表示するだけでなく、状況を一目で把握できるダッシュボードとしてまとめる機能を追加することで、利用者の意思決定を支援できます。ただし、機能を盛り込みすぎると画面が複雑になり、かえって使いにくくなる点には注意が必要です。自社で見直す際は、利用者が実際に何を知りたくてデータを探しているのかを起点に、過不足のない検索・表示機能を設計することが、体験向上につながる進め方です。

認証・権限・運用に関わる機能の見直し

画面やデータ活用の刷新に目が向きがちですが、利用者の体験を支える土台として、認証・権限管理と運用に関わる機能も見直しの対象となります。これらは普段意識されにくい領域ですが、使い勝手や安全性に静かに影響しており、リニューアルの機会に整えておくことで、新しい体験を安心して使える基盤が整います。ここでは、ログインと権限管理、そして運用しやすさを支える機能の2つを取り上げます。

古いシステムでは、ログイン方法が独自の仕組みで分かりにくかったり、利用者ごとの権限設定が硬直的で運用しづらかったりすることがあります。リニューアルでは、こうした認証や権限に関わる機能も使い勝手の観点から見直します。たとえば、社内で利用している共通の認証基盤と連携してログインを簡素化したり、役割に応じて見える画面や操作できる機能を柔軟に設定できるようにしたりすることで、利用者の手間と管理者の運用負担を同時に軽減できます。安全性と使いやすさを両立させる設計が求められます。

権限管理は、利用者が必要な機能だけにアクセスできるよう絞り込むことで、画面をすっきりさせる効果もあります。自分の業務に関係のない機能が画面に並んでいると、利用者は迷いやすくなります。役割ごとに最適化された画面を提供することは、体験の向上と安全性の確保を同時に実現する有効な手段です。自社で見直す際は、誰がどの機能を使う必要があるかを役割ごとに整理し、それに沿った権限設計を行うことをお勧めします。

日々の運用を支える通知や設定の機能も、見直しによって体験を大きく改善できる領域です。古いシステムでは、利用者が能動的に画面を確認しないと状況が分からなかったり、ちょっとした設定変更のたびに管理者へ依頼が必要だったりすることがあります。リニューアルでは、重要な変化を利用者に自動で知らせる通知機能や、利用者自身が画面の表示項目や並び順を調整できる設定機能を加えることで、システムを能動的に使いこなせるようにします。

こうした運用面の機能は、リニューアル後にシステムを長く快適に使い続けるための土台となります。通知が適切に届けば、利用者は必要なタイミングで行動でき、見落としによるミスを防げます。設定の自由度が高ければ、利用者は自分の業務に合わせて画面を最適化できます。自社で見直す際は、運用の中で「いちいち手間がかかる」と感じられている作業を洗い出し、それを軽減する通知・設定機能を加えることが、地味ながら確実な体験改善につながります。ただし、通知を多用しすぎると重要な情報が埋もれてしまうため、本当に必要な通知だけを厳選することも大切です。見直すべき機能を考える際は、追加することばかりに目を向けず、何を減らせば体験が良くなるかという引き算の視点も持つと、よりすっきりとした使いやすいシステムへと刷新できます。

まとめ

本記事では、システムリニューアルで見直すべき機能と対象範囲を、UI・UXの刷新を軸に整理して解説しました。まず活かす機能と作り直す機能を切り分け、体験への影響度で優先順位をつけることが範囲設定の基本です。そのうえで、マルチデバイス対応や表示速度、入力フォームと導線といった画面・操作性に関わる機能を中核に据え、外部システムとの連携範囲やデータ活用の検索・表示機能まで含めて点検することで、新しい体験を支える刷新が実現します。

見直すべき機能をすべて一度に刷新する必要はありません。利用者の体験に影響の大きい機能から優先的に着手し、外部連携やデータ活用は新しい体験を支えられるかという観点で範囲を絞り込むことが、限られた予算で効果を最大化する進め方です。自社のシステムをリニューアルする際は、機能の利用状況と利用者の声を起点に対象範囲を定めることをお勧めします。どの機能をどこまで刷新すべきか判断に迷う際は、現状分析から対象範囲の設計までを支援できるパートナーへの相談から始めてみてください。

株式会社riplaでは、IT事業会社出身のプロフェッショナルが「Impact-Driven型支援」を通じて、プロダクトやシステムの納品・提供を目的とせず、お客様と同じ目線で、事業成果の達成をゴールとして、高品質なDX/開発支援をいたします。

また、弊社独自の開発テンプレート「Boxシリーズ」による標準機能の高速開発と、AI駆動開発の独自フレームワーク「GoDD」による独自機能のAI実装を組み合わせることで、低コスト・短期間で開発を実現いたします。

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執筆者プロフィール

張田谷凌央

株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。IT事業会社出身のプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、「Impact-Driven型支援」を掲げ、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の実現に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。