業務システムのモダナイゼーションの選定ポイント/選び方/種類

見積管理、勤怠管理、経費精算といった部門システムの刷新を検討し始めると、SaaSへ乗り換えるべきか、既存の仕組みを部分的に改修すべきか、それとも作り直すべきか、選択肢の多さに迷う担当者は少なくありません。基幹システムのような全社プロジェクトと違い、部門特化型のモダナイゼーションは進め方の自由度が高い分、判断基準を持たずに検討を進めると、対象範囲や予算感が定まらないまま時間だけが過ぎてしまいます。ベンダーの営業資料を集めるほど選択肢は増えますが、比較の軸を先に決めておかないと、機能の多さや価格の安さといった表面的な情報に判断が引っ張られやすくなります。

本記事では、選定前に整理すべき自社の課題、モダナイゼーションの3つの進め方、候補を比較する評価軸、SaaSリプレース・部分改修・フルスクラッチの使い分け、比較表やRFP・PoCの進め方、そして選定でよくある失敗を避ける方法を解説します。これから部門システムの刷新方針を固めたい担当者の方が、自社に合った進め方を具体的に絞り込める内容です。

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選定前に整理すべき自社の課題

最初に行うべきことは、SaaS製品のカタログを集めることではなく、現在の業務システムのどこに属人化やリスクが集中しているかを特定することです。課題を具体的に言語化できれば、SaaSリプレースで足りるのか、独自の改修や再構築が必要なのかを見極めやすくなります。

担当者が独自に組んだExcelマクロやAccessデータベースで運用されている場合は、仕様が個人の頭の中にしか存在せず、異動や退職のたびにブラックボックス化するリスクがあります。誰が、どの工程で、どの程度手作業に頼っているかを棚卸しし、属人化の度合いを可視化することが選定の出発点になります。

古い技術や独自仕様に対応できる人材が限られ、保守費用が高止まりしている場合は、コスト面の課題が中心です。一方、操作ログや承認履歴が残らず、監査時に経緯を追跡できない場合は、内部統制上の課題が中心になります。この2つは対策が異なるため、どちらが自社にとって優先度が高いかを分けて整理してください。

情報システム部門はセキュリティやAPI連携を重視し、経理部門は法令対応や会計連携を重視し、現場部門は操作のしやすさを重視するというように、部署ごとに優先事項が異なります。選定を進める前に、誰が最終的な意思決定者になるのか、各部門の要望をどう調整するのかを決めておかないと、比較検討の途中で評価基準が二転三転しやすくなります。

業務システムのモダナイゼーションの3つの進め方

主な進め方は、SaaSリプレース型、部分改修型、フルスクラッチ再構築型の3つです。それぞれ対象となる業務の性質と、期間・予算感が大きく異なります。

勤怠管理や経費精算のように自社の競争優位に直結しない業務では、独自開発をやめて汎用のクラウドサービスへ乗り換えるのが基本方針です。モダナイゼーション全体で4〜10ヶ月程度、費用も数百万円から2,000万円程度に収まることが多く、SaaSベンダーの継続的なアップデートをそのまま享受できる点が特徴です。実際に、独自開発していたワークフローシステムを汎用のクラウドパッケージへリプレースした企業では、110種類以上あった紙の申請書を完全に廃止し、年間400万円の維持・業務経費を削減したという事例が公表されています。こうした非競争領域の業務は、SaaSへの乗り換えによって短期間でROIを確保しやすい傾向があります。

既存機能を残しつつ、連携部分だけをAPI化する部分改修は500万〜2,000万円・3〜8ヶ月程度、バッチ処理などを部分的にサーバーレス化する場合は500万〜2,500万円・3〜9ヶ月程度が目安です。一方、自社の強みとなるコア業務が絡み標準機能で代替できない場合は、限定範囲のマイクロサービス化によるフルスクラッチ再構築(2,000万〜8,000万円・8〜18ヶ月程度)が選択肢になります。どの進め方も、対象業務が非競争領域かコア業務かという判断が起点になります。

候補を比較するときの評価軸

SaaS製品やベンダーを比較する際は、印象や知名度ではなく、業務適合度、他システム連携、運用コストとTCO、拡張性・段階導入のしやすさという共通の軸で候補をそろえます。

まず、現在の業務フローのうち、どこまでが標準機能でカバーされ、どこからが追加設定や開発になるかを確認します。次に、会計システムや基幹システムとのAPIまたはCSV連携について、対象データ、同期方向、エラー時の復旧方法まで確認します。「連携できる」という説明だけでなく、自社が引き渡したい項目が具体的に扱えるかを見極めることが重要です。比較の際は、各社に同じ業務シナリオを提示し、デモで再現してもらう方法が有効です。営業資料の説明だけでは、実際の画面遷移や入力の手間までは分からないため、可能な限り自社の担当者が操作して確認してください。

料金体系では、利用人数、案件数、データ量のどれに課金されるかを確認し、初期費用と月額料金に加えて、移行、教育、問い合わせ対応にかかる社内工数までTCOに含めます。加えて、特定部門から始めて効果を検証しながら対象を広げられる仕組みかどうかも比較します。全社に一気に展開する前提の製品は、パイロット導入との相性が悪い場合があります。

承認履歴や操作ログが残るか、法改正時にベンダー側でどこまで追随してくれるかも比較軸に加えます。特に勤怠や経費精算など労務・会計に関わる業務では、監査時に確認・変更の経緯をたどれることが内部統制上重要になります。デモの際は、実際にログの参照画面を見せてもらい、自社の監査要件を満たせるかを確認してください。

SaaSリプレース・部分改修・フルスクラッチの選び分け

標準的な業務フローに近く、法改正への追随を重視するならSaaSリプレースが第一候補です。既存資産の一部を活かしつつ他システムとの連携だけを整えたいなら部分改修、独自の業務ロジックが競争力に直結するならフルスクラッチが適しています。

対象業務が自社の強みや差別化要因と直接結びついていないなら、無理に独自開発を続ける理由はありません。反対に、独自の承認フローや報酬計算ロジックそのものが競争力の源泉になっている場合は、SaaSの標準機能に合わせることで現場の生産性が落ちるリスクがあります。機能を細かく作れるかどうかではなく、その独自性に投資する事業上の理由があるかで判断します。投資規模を比較する際は、基幹システム全体をクラウドネイティブ化する場合の3,000万円〜2億円・12〜30ヶ月という規模感と、部門特化型システムの数百万円〜数千万円・数ヶ月〜1年未満という規模感を対比させると、経営層への説明がしやすくなります。部門システムは規模が小さい分、投資判断のサイクルを早く回せる点も特徴です。

標準業務はSaaSに任せ、確定したデータだけを基幹システムへ渡す連携部分のみ開発するハイブリッドな構成も考えられます。この場合、SaaSと基幹システムのどちらを正のデータとするか、エラー発生時の再送や取消をどちらが担うかを事前に決めておくと、運用開始後の混乱を防げます。API連携の工数は仕様と対象システムによって大きく変わるため、一般的な固定相場を前提にせず、入出力項目と例外処理を示して個別に見積もることが重要です。具体的な進め方や候補製品を確認したい場合は、業務システムのモダナイゼーションのパッケージ・クラウド製品一覧もあわせてご覧ください。

比較表・RFPとPoC・パイロット導入の進め方

比較表やRFPでは機能の有無だけでなく、実際の業務シナリオと合格条件を示します。パイロット導入では、実データを使ったサンドボックス試行を経て、効果を測定してから全社展開へ進めます。比較検討の段階から関係部門を巻き込んでおくと、導入後になって「聞いていた話と違う」といった認識のずれを防ぎやすくなります。

RFPには、対象部署、利用者数、現行業務フロー、解決したい課題を記載します。そのうえで、承認段階、差し戻し、例外処理といった実際の運用パターンを示します。権限管理、操作ログ、データ出力、契約終了後の扱いといった非機能要件も含め、要件を「必須」「望ましい」「将来」の3段階に分けると、候補を過度に絞り込みすぎる事態を避けられます。

PoCでは、実際に運用している業務を1件選び、申請から承認、記録、集計までを最初から最後まで通します。正常系だけでなく、差し戻しや例外処理も試し、処理時間や手入力の回数、問い合わせが必要になった箇所を記録します。パイロット部門での効果を定量的に測定し、投資対効果を確認したうえで、対象範囲を広げる判断を行います。PoCの前には、契約確認や集計にかかる時間、差し戻し件数、月次の締め作業にかかる時間といった現状の基準値を記録しておくと、PoC後の効果測定と比較しやすくなります。基準値を取らないまま導入を進めると、削減効果を定量的に説明できず、追加投資や全社展開の判断が遅れる原因になります。

選定の失敗を避ける方法

よくある失敗は、対象範囲を最初から全社へ広げすぎることと、運用ルールの整備を後回しにすることです。段階的な進め方の利点を活かせるかどうかが、失敗を避ける鍵になります。

部門特化型のシステムは段階移行に向いているにもかかわらず、稟議の都合などから全社への一斉展開を急いでしまうケースがあります。契約形態が比較的そろい、協力を得やすい部署から始め、運用を一度定着させてから対象を広げるほうが、不具合や要件不足を早期に発見しやすくなります。予算取得のタイミングと段階移行のスケジュールが合わない場合は、初年度をパイロット部門向けの小さな投資として申請し、効果測定後に本展開分を追加申請するという二段階の進め方も検討できます。

誰が承認するか、差し戻しを誰が解消するか、法改正時に設定を誰が確認するかが曖昧なままでは、システムを導入してもデータは整いません。また、削減効果はベンダーが公表する一般値をそのまま使うのではなく、自社の確認時間や手入力回数を導入前後で実測し、根拠のある数値で次の投資判断につなげることが重要です。試行期間中は、システムの機能不足によるものか、単なる操作の不慣れによるものかを区別して記録することも欠かせません。両者を混同すると、実際には運用でカバーできる事項まで追加開発の対象にしてしまい、不要なコストと期間の超過を招きます。

導入前に確認しておきたいポイント

選定を進める中で判断に迷いやすい論点を整理します。対象人数の少なさ、既存システムとの兼ね合い、フルスクラッチを選ぶ基準は、特に問い合わせの多いポイントです。

人数の多さよりも、Excelへの依存度や紙の申請書の有無、担当者しか分からない処理が残っているかどうかで判断します。すでに標準化された運用が定着しているなら、無理に刷新する必要はありません。少人数の部門であれば、まずは低単価のプランで小さく始め、効果を確認してから機能を拡張していく進め方も選びやすくなります。

部門システムだけを刷新しても、基幹システムとの連携が整理されていないと、結局は手作業でのデータ受け渡しが残ります。連携できる項目とできない項目を事前に洗い出し、できない部分の運用をどう補うかまで決めておく必要があります。連携が難しい場合は、無理に自動化を追求するより、月次など決まったタイミングでまとめて確認する運用に切り替えるほうが、システム改修の費用対効果が高くなることもあります。

SaaSの標準機能で代替できない独自ロジックが、自社の競争力に直結している場合はフルスクラッチが選択肢になります。単に「使い慣れているから」という理由だけでは、投資に見合う効果を得にくい点に注意してください。

SaaSへ乗り換えた後も、契約更新のたびに料金や機能が変わるリスクは避けられません。データのエクスポート形式や、将来別のサービスへ乗り換える際の移行支援の有無を契約前に確認しておくと、更新時の交渉力を保ちやすくなります。特定のベンダーにしか扱えない独自形式でデータを保持する製品は、乗り換えのハードルが高くなりがちなため、契約前の質問項目に加えておくとよいでしょう。

まとめ

業務システムのモダナイゼーションの選定では、まず属人化や保守費用の高止まりといった自社課題を特定し、SaaSリプレース型、部分改修型、フルスクラッチ再構築型のうち、対象業務の性質に合った進め方を選びます。そのうえで業務適合度、他システム連携、運用コストとTCO、段階導入のしやすさという評価軸で候補を比較し、パイロット部門での実運用に近いPoCで効果と例外処理まで確認することが重要です。

進め方の選択は、単純な機能数の比較ではなく、標準化してよい業務と自社独自の判断を残すべき業務をどこで分けるかによって決まります。既製SaaSでは複雑な承認フローや基幹システムとの深い連携に対応できない場合、無理に業務を合わせようとすると、かえって現場の二重入力や確認作業が残ってしまいます。riplaはフルスクラッチ開発の立場から、進め方の選定前の要件整理、既製SaaSと基幹システムをつなぐ連携、独自業務に合わせた個別開発まで支援しています。

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株式会社riplaでは、IT事業会社出身のプロフェッショナルが「Impact-Driven型支援」を通じて、プロダクトやシステムの納品・提供を目的とせず、お客様と同じ目線で、事業成果の達成をゴールとして、高品質なDX/開発支援をいたします。

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執筆者プロフィール

張田谷凌央

株式会社ripla 代表取締役CEOとして、システムパッケージ活用、システム開発、データ分析、生成AI活用、SaaS開発、アプリ開発、EC構築など、幅広い領域で企業のDX推進と事業成長を支援している。IT事業会社出身のプロフェッショナルが集う株式会社riplaにおいて、「Impact-Driven型支援」を掲げ、単なるシステム納品にとどまらず、クライアントと同じ目線で事業成果の実現に向けた伴走支援を行う。早稲田大学卒業後、ラクスル株式会社、LINEヤフー株式会社にて事業開発やDX推進などに従事した後、株式会社riplaを創業。